Preskoči na vsebino

Dokumenti

Številčenje​

Številčenje dokumentov je samodejno znotraj poslovnega leta.Ob prehodu v novo leto se samodejno spremeni predpona. Možno je določiti lastno predpono posameznega dokumenta. Več si preberite v "Sistem/Šifranti/ Vrste dokumentov po področjih".

Kreiranje​

Dokumenti se kreirajo na več načinov:

  • ročni vnos
  • iz predlog
  • elektronska izmenjava (naročanje, dobavnica, račun)

Več je opsiano pri posameznem poglavju.

Ročni vnos​

Nov dokument se ročno vnese preko gumba "Vnesi dokument" na vsakem pregledu dokumentov. alt text

Na vnosni formi je potrebno izbrati ustrezno vrsto dokumenta ter izpolniti vsa obvezna polja, ki so obrobljena z rdečo barvo in vsebujejo klicaj. alt text Dokument ni možno shraniti, dokler ne vsebuje vsaj ene pozicije. Pozicijo se doda s gumbom "Dodaj pozicijo." alt text

Materialno sredstvo se lahko išče po oznaki ali nazivu. Cena se samodejno prenese iz cenika, v kolikor cenik obstaja. Ob vnosu količine se prikažejo dodatna polja za vpis podatkov sledljivosti ali individualne oznake, v kolikor je tako določeno na materialnem sredstvu. alt text

Brisanje​

Kreiran dokument se lahko izbriše dokler ni povezan z drugim dokumentom ali prenesen v glavno knjigo, oz. dokler je v statusu "Potrjen - PO". Dodaten pogoj pri dokumentih, ki vplivajo na knjigovodsko zalogo pa je, da je dokument zadnji v svoji vrsti.

Primer: Kreiran je dokument odpreme kupca (OK), ki je v statusu potrjen in še nima povezanega finančnega dokumenta. Takšen dokument je možno izbrisati, dokler ni kreirana nova odprema kupcu ( torej je ta dokument zadnji v tej vrsti dokumentov) ali dokler ni kreiran povezan finančni dokument. Iz odpreme kupca se kreira račun kupcu. Status dokumenta "OK" se iz "Potrjen" spremeni v "Zaključen". Dokumenta ni več mogoče brisati.

Urejanje​

Dokumenti se lahko urejajo dokler se ne zaključi zadnji povezan dokument oz. s prenosom v glavno knjigo. Primer: Naročilo se zaključi, ko se zaključi zadnji povezan skladiščni dokument. Skladiščni dokument pa se zaključi, ko se kreira povezan finančni dokument.

Kopiranje​

Funkcija kopiranja je omogočena na naslednjih področjih:

  • naročila
  • računi
  • delovni nalogi

Pri kopiranju dokumentov se prenesejo samo osnovni podatki in količine. Ne prenašajo se ročno vnesene spremembe, kot so npr. ročno vneseni popusti ali ročno vpisane cene na materialnih sredstvih.

Statusi​

Pripravljen

Dokument čaka na obdelavo, npr. izdaja v proizvodnjo ima načrtovane količine, potrebno je vpisati dejanske. Možnost urejanja, brisanja in storniranja.

Potrjen

Dokument je obdelan. Primer: vpisane so dejanske količine na izdajo v proizvodnjo. Možnost urejanja, brisanja in storniranja

Razpisan

Delovni nalog iz statusa potrjen preide v status razpisan, kar pomeni, da je bil izdan v proizvodnjo. Možnost kopiranja in storniranja.

Zaključen

Dokument je zaključen, ko je prenesen v glavno knjigo ali je kreiran z njim povezan dokument ali pa je zaključen ročno. V tem statusu ni več možnosti urejanja, brisanja in storniranja.

Knjižen

Dokument je prenesen v glavno knjigo. Ni več možnosti urejanje, brisanja ali storniranja. Lahko se knjižene le razveljavi.

Izstavljen

Ta status se pojavlja pri izdanih računih, ko je račun dejansko izdan poslovnem partnerju. Ni ga možno več urejati ali brisati.

Storniran

Dokument ostane v sistemu in na pregledu, promet pa je izničen.

Storno dokumentov​

Funkcija storniraj izniči dokument. Številka dokumenta ostane, promet pa je izničen.

Vračilo​

Obstaja več vrst dokumentov tipa vračilo:

  • vračilo v proizvodnjo
  • vračilo dobavitelju
  • vračilo kupca

Vsak tip dokumenta je vezan na svojo vrsto poslovnega procesa. To pomeni, da vračilo v proizvodnjo zniža zalogo na skladišču izdelkov in jo poveča na skladišču proizvodnje, medtem ko vračilo dobavitelju, zniža redno zalogo in jo poveča pri partnerju.

Iskanje​

Vsi dokumenti imajo osnovni pregled, kjer je s pomočjo enostavnih filtrov omogočeno omejevanje pregleda po posamenih stolpcih, za napredno iskanje pa se uporabi posebne filtre.

S klikom na ikono "Lupa" se odprejo dodatne možnosti filtriranja. Filtri se med seboj dodajajo.

alt text

Na izbranem pregledu izključite vse filtre s klikom na ikono alt text .

Omogočeno je dodajanje ali odstranjevanje posameznih stolpcev na pregledu:

alt text

Prikaz ima možnost izvoza v PDF ali excel: alt text

Vrste dokumentov​

Prednastavljene so osnovne vrste dokumentov, kot so prevzem od dobavitelja, naročilo kupca ipd. Po potrebi pa lahko vsak uporabniki doda še njemu lastne vrste dokumentov preko menija "Šifranti/Vrste dokumentov". Za vsak novo vnesen dokument je potrebno nastaviti še poslovni proces. V meniju "Šifranti/Vrste dokumentov/"posamezno področje".

Delo s polji na vnosni maski​

Na določenih poljih obstaja spustni seznam, kjer vsebino polja določi vnaprej vnesen šifrant. Za lažje iskanje je omogočeno iskanje po oznaki, nazivu, davčni številki ali naslovu v primeru poslovnih partnerjev. Ostala polja se izpolnijo z ročnim vnosom. Tabulator omogoča logično pomikanje po poljih, zato uporaba miške ni potrebna.

Izpis dokumentov​

Direktnega izpisa dokumentov ni. Ikona "PDF" omogoča predogled dokumenta in tiskanje.

alt text

Na predogledu obstaja možnost za shranjevanje dokumenta ali tiskanje.

alt text

Predogled je možno tudi prilagoditi.

alt text

Črtice v levem zgornjem kotu predogleda omogočajo razširjeni ali zožan predogled.

Primer zožanega predogleda

alt text