Preskoči na vsebino

Zaloge

Zaloge so del obratnih sredstev podjetja poleg denarnih sredstev in terjatev do kupcev. Optimalna količina zalog je zelo pomembna za uspešno poslovanje. Premajhne zaloge pomenijo nevarnost neželenih dogodkov kot sta izguba kupcev ali zastoji v proizvodnem procesu, prevelike zaloge pa pomenijo dodatne nepotrebne stroške. Optimalno vrednost zaloge se uravnava z nabavnim ali s proizvodnim procesom. V tem kontekstu so pomembni pojmi minimalna zaloga (manjša zaloga pomeni preveliko nevarnost neželenih dogodkov), varnostna (signalna) zaloga (sproži enega izmed obeh procesov za uravnavanje zalog) in maksimalna zaloga (stroški večje zaloge so previsoki).

Na zaloge vplivajo različne vrste materialnih tokov (prevzem, odprema, premiki med skladišči,…), nekatere zaloge povečujejo, druge pa zmanjšujejo. Zaloge materiala vključujejo surovine, polizdelke in končne izdelke.

Pri spremljanju zalog sta pomembna dva različna vidika (v seštevku morajo sicer biti količine zalog enake po obeh vidikih):

  • logistični (podpora za zagotavljanje nemotenega toka materiala od točke izvora do točke potrošnje),
  • knjigovodski (vpliv vrednosti zaloge na knjigovodske izkaze podjetja).

Logistični vidik V okviru logističnega vidika je potrebno omogočiti ustrezno spremljanje ter evidentiranje zalog materiala. To vključuje evidentiranje lokacije zaloge materiala in nekaterih drugih atributov, ki natančneje opredeljujejo zalogo materiala, kot sta serija in individualna oznaka. Preko teh dodatnih atributov se v zalogah tudi lahko sledi poreklu in se obvladuje roke (datume) trajanja materiala.

Knjigovodski vidik Pri knjigovodskem vidiku spremljanja zalog je pomembna vrednost zaloge, ki se lahko izračuna po različnih metodah vrednotenja zalog. Pri vrednotenju se ne upoštevajo logistični vidiki spremljanja zalog (lokacije, serije, individualne oznake). Pri vseh metodah vrednotenja mora biti vrednost zaloge 0, ko je porabljena vsa zaloga.

Vsa zaloga​

Vsa zaloga prikaže zalogo vseh skladišč in vseh materialnih sredstev na točno določen datum. Pregled se lahko filtrira in izvozi v PDF ali excel datoteko. Iskanje po pregledu je poenostavljeno s filtrianjem po stolpcih. Pri vse stolpcih, ki imajo v polju tudi "lijak", je omogočeno poenostavljeno filtriranje in izbira več parametrov hkrati.

alt text

Primer: Prikaz označenih materialnih sredstev, ki imajo količino večjo od 500

alt text

Skladiščni promet​

Skladiščni promet omogoča celovit pregled vseh premikov materialnih sredstev v vseh skladiščih za izbrano časovno obdobje.

alt text

Osnovne funkcionalnosti

  • SMER - določa smer gibanja blaga (npr. vnos ali iznos iz skladišča)
  • DATUM - datum nastanka dokumenta
  • SKLADIŠČE - prikazuje številko in ime skladišča, kjer je bila operacija izvedena
  • DOKUMENT - številka in vrsta dokumenta ter povezava na ogled dokumenta
  • ŠT. POZICIJE - zaporedna številka pozicije v dokumentu
  • MATERIALNO SREDSTVO - oznaka in opis materialnega sredstva
  • SERIJA - prikazuje serijsko številko izdelka, če je ta na voljo
  • DATUM TRAJANJA - prikazuje rok trajanja oz rok dostave
  • KOLIČINA - količina blaga, ki je bila predmet operacije
  • PEM - primarna enota mere
  • UPORABNIK - zadnji uporabnik, ki ureja dokument

Pregled se lahko poljubno ureja in prilagaja. Z ikono alt text je omogočeno prikazovanje in skrivanje stolpcev alt text.

Več o urejanju prikaza je zapisano v poglavju Pregledi.

Kreiranje temeljnic​

Funkcionalnost Kreiranje temeljnic zalog omogoča:

  • avtomatsko generiranje temeljnic na podlagi izvedenih skladiščnih procesov (npr. prevzem od dobavitelja, izdaja v proizvodnjo, prevzem iz proizvodnje, odprema kupcu ipd.),

  • kontrolo nad knjiženjem gibanj v skladišču,

  • pregled in usklajevanje knjiženih količin in vrednosti (bremena in dobro),

  • pripravo podatkov za nadaljnje finančno knjiženje in obračune

Pogoji, za pravilen prikaz prometa​

Da se promet pravilno prikaže na pregledu je potrebno izpolnjevati naslednje pogoje:

  • dokumenti morajo biti zaključeni (status ZA)
  • promet mora biti prevrednoten
  • ustrezno morajo biti nastavljene sheme kontiranja zalog
  • temeljnica ne sme biti že ustvarjena
  • dokument mora imeti knjigovodsko vrednost

Napake​

Pri pregledu temeljnic je omogočeno hitro prepoznavanje "napak". Če dokument ni ustrezno pripravljen na knjiženje, se ob njem prikaže rdeč klicaj. Ta opozarja, da knjiženje še ni mogoče, saj manjkajo določeni podatki ali nastavitve. Najpogostejši primer je, da shema kontiranja ni nastavljena, kar pomeni, da sistem ne ve, na katere kontne postavke naj se knjiži posamezen znesek.

Za podrobnejši vpogled v napako uporabnik odpre dokument in klikne na zavihek Napake. Tu se izpiše jasen opis težave, na podlagi katerega lahko hitro ugotovi, kaj je potrebno popraviti. Ko so manjkajoči podatki dodani oziroma napaka odpravljena, opozorilni klicaj pri dokumentu izgine.

Po opravljenih popravkih je priporočljivo osvežiti seznam z gumbom Osveži, da se prikaže posodobljeno stanje. Dokumenti brez napak so nato pripravljeni za knjiženje v glavno knjigo.

Priprava temeljnic​

Najprej je potrebno določiti obdobje za katero se pripravljajo temeljnice. Pripravijo se lahko izključno na mesečnem nivoju.

Ko je obdobje izbrano, se s klikom na gumb "Kreiraj temeljnice" pripravi predogled rekapitulacije temeljnic.

Temeljnice se kreirajo z akcijo "Kreiraj temeljnice". Pred izvedbo program prikaže opozorilo, saj je knjiženje temeljnic neponovljiv postopek.

Po uspešnem kreiranju temeljnic se prikaže obvestilo "Temeljnice so bile uspešno kreirane". Samodejno se odpre pregled potrjenih temeljnic v Knjigovodstvu.